Privacyverklaring voor opdrachtgevers

Privacyverklaring voor opdrachtgevers

Toelichting

1. Inleiding
Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden verwerken we persoonsgegevens van de medewerkers en eventuele inleenkrachten van de opdrachtgever (hierna: persoonsgegevens van opdrachtgevers). In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en bewaren en met welk doel.

PB Gerechtsdeurwaarders is een handelsnaam van de besloten vennootschap Deurwaarderskantoor Van Dam & Pruijn B.V. te Delft (KvK-nummer 27234024). Andere handelsnamen van deze besloten vennootschap zijn:

  • Deurwaarderskantoor Pruijn & vd. Bergh
  • Pruijn & v.d. Bergh Financiele Diensten
  • Pruijn & v.d. Bergh MKB Incassobureau
  • PB Tankcollect
  • PB Afspraak gemist
  • PB Gerechtsdeurwaarders
  • PB Overheden
  • PB Groep

Deurwaarderskantoor Van Dam & Pruijn B.V. te Delft maakt voor haar diensten gebruik van de volgende websites:

  • www.PBGerechtsdeurwaarders.nl
  • www.afspraakgemist.nl
  • www.laatstekanshuurbetalen.nl
  • www.mandaatkracht.nl
  • www.PBadvocatuur.nl
  • www.PBafspraakgemist.nl
  • www.PBgroep.com
  • www.uwlaatsteaanmaning.nl

Deurwaarderskantoor Van Dam & Pruijn B.V. is verantwoordelijk voor het gebruiken van persoonsgegevens van opdrachtgevers. Daarbij houden we ons aan de relevante wet- en regelgeving.

Zie hier voor een overzicht van alle wetten en regels.

Onze contactgegevens
Deurwaarderskantoor Van Dam en Pruijn B.V.
Oude Delft 134
2611 CG Delft

2. Van wie we gegevens verzamelen
We verwerken persoonsgegevens van de medewerkers en inleenkrachten werkzaam bij of handelend in naam van opdrachtgever. Het gaat dan om de medewerkers waarmee we zakelijke contacten onderhouden of in de operationele afstemming over de opdracht contact hebben.

3. Waarom we gegevens verzamelen
Als opdrachtnemer registreren en onderhouden we persoonsgegevens van de medewerkers van opdrachtgever (contactpersoon). Deze gegevens worden gebruikt om in contact te komen, zakelijke afspraken te maken en in dossier om dossiergegevens uit te wisselen en over uitvoering te communiceren en/of afstemming te zoeken. Waar er wordt gecommuniceerd, leggen we vast met wie die communicatie heeft plaatsgevonden.

4. Door ons verzamelde gegevens
4.1 Door de opdrachtgever verstrekte gegevens
Bij het aangaan van een zakelijke relatie, startend vanaf het aanvragen van informatie, tot en met de contacten die er zijn bij de behandeling van dossiers, leggen we de contactgegevens van de contactpersoon vast. Dit betreft naam, functietitel, emailadres en direct (mobiel) telefoonnummer.

Voor het versturen van nieuwsbrieven vragen we expliciet om toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens.

4.2 Opnemen van telefoongesprekken
Voor verbetering van onze dienstverlening en voor trainingsdoeleinden nemen we telefoongesprekken van ons callcenter op. We kunnen deze telefoongesprekken terugluisteren. De opgenomen telefoongesprekken worden na 30 dagen gewist.

4.3 Cameratoezicht en kantoorbezoek
We hebben voor de veiligheid van onze medewerkers cameratoezicht bij de balie in ons kantoor te Oude Delft 134. Deze beelden worden na 72 uur gewist.

Bij bezoek aan ons kantoor registreren we de naam van de bezoeker.

5. Grondslag voor de gegevensverwerking
We verwerken de gegevens van contactpersonen van de opdrachtgever op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Ook de verwerkingen in voorbereiding op een overeenkomst vallen hieronder. Daarnaast verwerken we gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang dat we als commerciële partij hebben.

Zie hier voor de details over waarom we gegevens van u mogen gebruiken

6. Met wie we gegevens delen
Wij delen geen gegevens van opdrachtgevers of contactpersonen met derden.

7. Hoe we uw gegevens beschermen
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens van contactpersonen te beschermen. Daarbij letten we er vooral op dat uw gegevens niet bij anderen terechtkomen en dat de toegang tot onze systemen afdoende is afgeschermd.

Kijk hier voor een overzicht van beveiligingsmaatregelen

8. Hoe lang we uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. Voor zover het fiscale gegevens betreft is deze bewaartermijn 7 jaar.

Omdat we voor dossierinformatie een bewaartermijn hebben van 10 jaar, worden persoonsgegevens in dossiers gedurende 10 jaar na sluiting van dossiers bewaard.

De bewaartermijn van andere persoonsgegevens van contactpersonen eindigt 1 jaar na einde van het laatste contactmoment.

9. Welke rechten u heeft
De persoonsgegevens zijn gegevens over u. We vinden het normaal dat u precies mag weten welke gegevens we van u hebben (inzagerecht). Als er fouten staan in de gegevens mag u ons vragen om ze te verbeteren (recht op correctie). Ook mag u vragen om niet langer gegevens van u te gebruiken (bezwaar tegen verwerking) of zelfs om gegevens over u te verwijderen (recht op wissen van gegevens). Deze verzoeken over uw gegevens kunt u doen via onze website onder vermelding van de reden van opvragen en een kopie van uw identiteitsbewijs. In voorkomende gevallen, bijvoorbeeld wanneer de kopie onleesbaar is, of er twijfel bestaat over de juist- of echtheid van het identiteitsbewijs wordt verzocht om u te legitimeren aan de balie van ons kantoor. Voor het verstrekken van overzichten kunnen wij een vergoeding vragen. Bij vragen kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Inzagerecht
Inzagerecht De contactpersoon heeft het recht op inzage van de over hem of haar verwerkte gegevens. Deze vraag kan de contactpersoon stellen via onze website of per email aan de functionaris gegevensbescherming. We sturen dan binnen 4 weken een overzicht toe van alle persoonsgegevens die we van de contactpersoon hebben

Naar de voorbeeldbrief inzage

Recht op correctie
De contactpersoon mag ons vragen om persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Dat kan als deze gegevens fouten bevatten of niet volledig zijn. Na een eigen controle voeren we deze wijzigingen direct door.


Naar de voorbeeldbrief verbetering/aanvulling/verwijdering/afscherming

Of neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u gegevens wilt laten wijzigen

Bezwaar tegen het gebruiken van uw gegevens
De contactpersoon kan bezwaar maken tegen een verwerking van persoonsgegevens. Waar het gaat om persoonsgegevens die we verwerken met toestemming zullen we die verwerking direct beëindigen. In andere situaties hebben we veelal de verplichting of een andere grondslag om de persoonsgegevens te blijven gebruiken.

Naar de voorbeeldbrief verbetering/aanvulling/verwijdering/afscherming

Of neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw gegevens

Recht op dataportabiliteit

Waar het persoonsgegevens betreft die digitaal zijn en die we verwerken met toestemming van de contactpersoon of uit gronde van de uitvoering van een overeenkomst heeft de contactpersoon het recht om te vragen deze gegevens in een digitaal bestand te verzamelen en aan hem of haar of een derde partij over te dragen.

Recht op wissen van gegevens
De contactpersoon heeft het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Waar het gaat om persoonsgegevens die we verwerken met toestemming zullen we die direct verwijderen. In de meeste situaties hebben we een wettelijke verplichting om gegevens gedurende een aantal jaren te bewaren. In dat geval kunnen we die gegevens niet verwijderen. We zullen een verzoek altijd zorgvuldig bekijken en verzoeker laten weten of we de persoonsgegevens kunnen verwijderen. Als dat niet kan, geven we daar de reden van op.

Naar de voorbeeldbrief verbetering/aanvulling/verwijdering/afscherming

Of neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u een verzoek wilt doen om uw gegevens te wissen

10. Waar u met vragen terecht kunt


De functionaris gegevensbescherming is degene op ons kantoor die erop let dat we goed met uw gegevens omgaan en deze goed beschermen. Bij vragen kunt u bij hem/haar terecht.

Contactgegevens :
Naam : Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Organisatie : Deurwaarderskantoor Van Dam & Pruijn B.V.
Adres : Oude Delft 134, 2611 CG Delft
Telefoon : 0152198700
E-mail adres : fg@pbgroep.com

11. Hoe u een klacht kunt indienen
Als wij gegevens van u verzamelen en u ontevreden bent over deze privacyverklaring of de wijze waarop we met uw gegevens omgaan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezoekadres : Bezuidenhoutseweg (alleen volgens afspraak) 30 2594 AV Den Haag
Postadres : Postbus 93374 2509 AJ Den Haag
Telefoon : 0900 200 12 01 (gebruikelijke telefoonkosten)
Openingstijden : op werkdagen van 09.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 17.00 uur

12. Aanpassing van deze privacyverklaring
We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is. We passen deze verklaring aan als we nieuwe of andere gegevens verzamelen, aan nieuwe partijen verstrekken of er sprake is van wijzigingen in bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen.

Wetten en regels

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming
  • Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
  • Gerechtsdeurwaarderswet
  • Administratieverordening Gerechtsdeurwaarders
  • Verordening KBvG Normen voor Kwaliteit
  • Verordening Digitaal Beslagregister voor gerechtsdeurwaarders
  • VISH convenant
  • Wet algemene bepalingen burgerservicenummer
  • Wet Basisregistratie Personen
  • Richtsnoeren AP Beveiliging van persoonsgegevens
  • Beleidsregels AP Identificatie en verificatie van persoonsgegevens
  • Beleidsregels AP Beveiliging van persoonsgegevens
  • Beleidsregels AP Beleidsregels meldplicht datalekken
  • Beleidsregels AP Cameratoezicht


Grondslagen
De AVG kent 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:
a. Toestemming van de betrokken persoon.
b. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
c. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
d. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
e. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.
f. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

De gerechtsdeurwaarder in Nederland is een bestuursorgaan. In het minnelijk traject zijn de verwerkingen van de gerechtsdeurwaarder gebaseerd op grondslag b. Bij de ambtelijke werkzaamheden gelden grondslagen e. en b. en c.

Beveiligingsmaatregelen

PB Gerechtsdeurwaarders is verplicht om door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen, persoonsgegevens op een dusdanige manier te verwerken dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging (integriteit en vertrouwelijkheid). Om dit te waarborgen werkt PB Gerechtsdeurwaarders met:
  • Wachtwoordmanagement
  • Veilige verbinding
  • Toegangsrechten
  • Toegangsbeveiliging
  • Gebruikers identificatie
  • Firewalls
  • Anti-malware
  • Inlognaam en wachtwoord
  • Clean desk policy


Lijst met persoonsgegevens die we verwerken
We verwerken slechts normale persoonsgegevens van opdrachtgevers en contactpersonen. Bijzondere persoonsgegevens van opdrachtgevers en contactpersonen worden in geen geval verwerkt. Links
Op onze websites kunt u hyperlinks aantreffen naar websites van derden. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, draagt Deurwaarderskantoor Van Dam & Pruijn B.V. (onder al haar handelsnamen) geen verantwoordelijkheid voor de omgang met uw persoonsgegevens door deze derden. Lees hiervoor het privacy statement van de websites die u bezoekt.

Voorbeeldbrieven